Бизнес-процессы – это последовательность действий, необходимых для достижения определенных целей в компании. Они описывают, как работают отдельные части компании и как взаимодействуют друг с другом.
Шаг N1 – определение целей компании
Конечная цель любой компании – достижение прибыли. Однако для этого необходимо более точное сегментирование задач для движения в нужном направлении.
Например, если компания производит продукцию, то ее целью может быть увеличение продаж и прибыли за определенное время. Если компания оказывает услуги, то ее цель – увеличение клиентской базы и улучшение качества услуг.
Определение целей компании необходимо проводить в соответствии с ее миссией и видением (миссия компании – это то, что она делает, видение – это то, чего она хочет достичь в будущем).
Определение целей компании должно проводиться с учетом внешних и внутренних факторов. Внешние факторы (конкуренция, экономические условия, политические изменения и т.д.), как и внутренние (структура компании, ее ресурсы, персонал и т.д.), могут влиять на возможности компании достичь поставленных целей.
Как только цели компании определены, следующий шаг – разработка бизнес-плана и стратегии.
Шаг N2 – SWOT-анализ
Для определения сильных и слабых сторон компании, а также возможностей и угроз, которые могут повлиять на ее успех.
После чего компания должна определить, какие процессы нужно изменить или улучшить. Например, если компания хочет увеличить продажи за счет увеличения клиентской базы, она должна изменить процесс маркетинга и рекламы, чтобы достичь большего охвата аудитории.
Шаг N3 – новые бизнес-процессы
После определения существующих бизнес-процессов, компания может приступить к разработке новых, которые будут эффективно поддерживать достижение целей компании.
Для разработки новых бизнес-процессов можно использовать следующие этапы:
• Идентификация потребностей и возможностей. Например, если компания решает расширить свою продуктовую линейку, то ей может потребоваться процесс по исследованию и разработке новых продуктов.
- Планирование. План может включать в себя определение целей, задач, ресурсов, сроков и ожидаемых результатов.
- Проектирование. Разработка деталей новых бизнес-процессов, определение последовательности действий, роли и обязанности сотрудников, используемые инструменты и технологии. Проектирование процессов должно быть гибким и адаптивным с учетом изменений внешних условий и требований рынка.
- Тестирование и оптимизация. Перед внедрением новых бизнес-процессов компания может провести их тестирование на пилотных проектах или в ограниченных условиях, внести корректировки и оптимизировать процессы.
- Внедрение. Это может включать в себя обучение сотрудников новым процессам, настройку необходимых инструментов и технологий.
• Мониторинг и улучшение. Мониторинг может быть основан на ключевых показателях эффективности (KPI) и регулярном анализе данных, полученных из процессов.
- Обучение и поддержка сотрудников. Компания должна предоставить необходимые ресурсы, инструкции и обучение. При необходимости – поддержка и консультации по вопросам, связанным с бизнес-процессами.
Шаг N4 – реализация
Этот шаг включает внедрение новых процессов в повседневную деятельность компании и их интеграцию в рабочие процессы сотрудников.
Примеры действий на этом этапе могут включать:
- Создание плана внедрения. Включая определение сроков, ресурсов, ответственных лиц и др. План также может включать описание методов контроля и оценки реализации процессов.
- Подготовка ресурсов. Компания готовит все необходимые ресурсы для успешного внедрения новых процессов– техническое оборудование, программное обеспечение, материалы и др.
- Обучение. Как теоретическая подготовка, так и тренинги и инструктажи.
- Постепенное внедрение. Что позволяет избегать резких изменений и снижает риск возникновения проблем при переходе на новые процессы.
- Оценка и корректировка. Это может включать анализ KPI, обратную связь от сотрудников и заказчиков, а также внесение улучшений в процессы.
Шаг N5 – оценка эффективности
Этот шаг помогает компании понять, каких результатов удалось достичь.
Примеры действий на этом этапе могут включать:
• Анализ KPI. Это может включать анализ финансовых результатов, таких как выручка и прибыль, а также других показателей– уровень удовлетворенности клиентов, скорость выполнения задач и др.
- Обратная связь. Выявить проблемы и недостатки новых процессов и внести необходимые изменения.
Шаг N6 – улучшение процессов non–stop
Примеры действий на этом этапе могут включать:
- Анализ и оптимизация. Изучение отзывов клиентов и сотрудников, идентификация узких мест в процессах, поиск решений для их устранения.
- Инновации и эксперименты. Внедрение новых технологий, автоматизация процессов, внесение изменений в оргструктуру или процедуры работы.
- Обучение и развитие. Проведение тренингов, семинаров, внутренних курсов или других мероприятий, направленных на развитие навыков и знаний.
- Мониторинг и контроль. Регулярный сбор и анализ данных, проведение аудитов или ревью-процессов, идентификация отклонений и принятие мер по их исправлению.
- Управление изменениями. Коммуникация с сотрудниками, объяснение целей и выгод от улучшений, проведение тренингов и обучения.
- Гибкость и адаптация. Пересмотр процессов в случае изменения стратегических целей компании, внешней конкурентной среды, технологических инноваций или других факторов.
- Документирование и передача знаний. Компания поддерживает документирование бизнес-процессов и передачу знаний о них между сотрудниками.
Справка «НДГ». ЗАО «Финансовая независимость» (Findep – бренд и зарегистрированный товарный знак, под которым работает компания) с 2018г. предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсинге. Входит в Топ-10 бухгалтерских компаний страны по версии BIK Ratings. Клиентскую базу компании составляют более 350 организаций малого и среднего бизнеса, которые обслуживают 17 бухгалтеров, 2 налоговых консультанта, специалист в области МСФО и 2 специалиста по управленческому учету. Средний возраст сотрудников компании – 30 лет.
