ЖИЗНЬ НА ЗАВТРА. Прокрастинация: отложенный успех или осознанный выбор?

Руководитель организации, в теории, самый мотивированный из всех в организации, поэтому именно от него ждут сверхпроизводительности, дисциплины и высокой самоорганизации. Но на деле руководители тоже люди и так же имеют проблемы с организацией своего времени, как и все остальные. Иногда, даже, хуже – ведь над ними никто не стоит и не заставляет работать.

Чаще всего именно руководители разного ранга обращаются с такими запросами: «Мне сложно доводить что-то до конца», «я не могу стать более дисциплинированным», «у меня куча дел, которые я не знаю, как доделать» и т.д. Все эти запросы объединяет одно – прокрастинация. Уйдем от скучной теории – на конкретных примерах рассмотрим, как выявить у себя прокрастинацию и главное, как с ней бороться.

Прокрастинация – этот термин обозначает состояние, в котором человек постоянно откладывает «на потом» решение своих задач и дел. Важно: в этом состоянии человек не отдыхает, не бездельничает, а просто занимается чем-то другим. Это сопровождается обязательно состоянием раздражения, дискомфорта и угнетения. Поэтому не стоит путать прокрастинацию, лень и просто отдых. Прокрастинация – это не когда мы просто что-то не делаем. Это когда мы не делаем, то, что запланировали и испытываем от этого эмоциональный или другой вид дискомфорта.

Сама по себе прокрастинация, как радиация – ее не видно и слышно, но она существенно лишает человека радости жизни, спокойствия и т.д. С другой стороны, постоянно откладывание важных дел может привести и к вполне конкретным финансовым и материальным потерям для организации. В конце концов, для получения результатов фирма и ее руководитель должны работать.

Если с прокрастинацией сотрудников все звучит обычно как-то проще: зажать гайки потуже и проработать тайм-менеджмент, то что делать руководителю или собственнику бизнеса?

У прокрастинации много причин и триггеров, но в основе одно, повторюсь, – тревога и невыполненная задача. Если задача выполнена, но вам тревожно – это другое, если не выполнена, а вы спокойны, то это лень или отдых.

Это особенно важно для руководителей. И начну с примера, который не является прокрастинацией.

Кейс №0. Непрокрастинатор

На приеме мужчина, 29 лет, у него свой небольшой бизнес. За 5 лет в бизнесе отлажены все процессы, как говорится, все работает и без него. Запрос состоял в том, что он себя считал прокрастинатором, потому как полагал, что не работает, а все кругом трудятся на него. Я уточнил:

– Вы что-то можете еще сделать?

– Нет, я и так контролирую свой рынок.

– А что вы можете сделать еще?

– Я же сказал, что сделал все, что нужно, – злится клиент.

– А что вы можете сделать еще?

– Нет, – заулыбался клиент.

– Может потратить силы на что-то новое?

– Пожалуй, отдохну еще.

– А прокрастинация?

– ….

Как оказалось, клиент не такой уж и прокрастинатор – его компания работает с прибылью, которая его устраивает, коллектив стабильный уже несколько лет и т.д. Но он обратился именно с запросом на прокрастинацию. Когда мы стали говорить более подробно, я слышал такое: «Понимаете, все хорошо, но я не заслуживаю всего этого. Все, что у меня есть, должно быть результатом тяжелого труда, а у меня вот так».

Это не прокрастинация. Иногда 20% усилий дают 80% результатов. Фраза, что «нужно работать не 12 часов, а головой», как нигде тут подходит. Во многих из нас сидит такой самокритик. Далее мы работали скорее над его самооценкой, чем над прокрастинацией.

А теперь перейдем к реальным кейсам и их решениям. Рассмотрим самые типичные. Перефразировав классика, можно сказать, что все руководители производительны одинаково, но каждый прокрастинирующий прокрастинирует по-своему.

Кейс №1. Прокрастинация как отсутствие навыков

Чаще всего, говоря о прокрастинации, мы представляем себе неуспешных людей, которые не могут организовать даже себя, не то что других. И ошибаемся. Причины могут быть разными. И если вам сложно заставить себя что-то делать, то это не значит, что вам пора вешать на себя бирку «бездельник» и «неудачник». Это значит, что вам стоит разобраться в себе и найти причину. Иногда причина – навык. Кому-то хватает посещения пары-тройки тренингов по тайм-менеджменту, но в большинстве случаев это не работает. Не работает, потому что мало знать, как управлять временем и уметь ставить цели, сложнее быть твердым в своих намерениях и иметь твердую силу воли. Да и сами по себе знания всего лишь слова – важен навык.

Этого клиента мне отправил врач. Клиент изначально обратился с запросом на лечение тревоги и депрессии. Тесты ничего не показали, а в ходе беседы выяснилось, что у клиента сразу пять проектов, которые он пытается запустить и ни один так до конца и не запущен. Это вызывает у клиента дискомфорт, тревогу и у него «опускаются руки», что-то делать.

Из беседы:

– Достаньте свой ежедневник, давайте вместе разберемся?

– У меня нет ежедневника

– То есть вы держите все в голове?

– Да.

– Пробовали вести?

– Нет.

– Попробуете?

– А давайте.

Далее мы просто вместе выписали все задачи по каждому проекту и получили новую проблему – все они нравились клиенту и каждый привлекал. Он не смог поставить приоритеты. Его каждый день выглядел так: по каждому проекту он буквально «затыкал дыры» и не мог их успешно развивать. Это его выматывало, и большую часть своего рабочего дня он проводил за чтением новостей. Клиенту был предложен следующий план:

  1. Начать планировать. Привычка планировать в его конкретном случае формировалась 5 недель – и это нормально для нового навыка. Были срывы, когда 2-3 дня он не прикасался к своему приложению по планированию, но возвращался после напоминания. Привычку лучше формировать вдвоем или в компании, поэтому психолог каждый день напоминал про это. В результате навык появился.
  2. Клиент сам проранжировал свои проекты и определил приоритеты: от двух он временно отказался, в еще одном понял, что ему нужен партнер, а два других проекта он смог объединить в один проект. Структура позволила ему четко понимать, что и когда делать.
  3. Клиент сам себе запретил браться за новые задачи, пока не решил старые.

Как видите, все было просто и очевидно. Ничего нового. Но иногда именно простые решения позволяют решить задачи, которые нам казались нерешаемыми. Зачем психотерапия, когда можно просто начать вести ежедневник и ставить приоритеты?

Но не всегда все так просто…

Кейс №2. Страшно, аж жуть

Прокрастинация – это выбор между наградой где-то там, в будущем, и здесь и сейчас. Да, вы можете осознавать, что потом вам это принесет много наград, но кто же вместо вас наведет порядок в кабинете? Это ведь тоже нужно. Чаще всего у руководителя такая награда не определена во времени. Например, проверка может не прийти, а успехи в бизнесе всегда дело рисковое. И тут всплывает еще одна причина прокрастинации именно у руководителя – высокая тревога за неопределенность будущего и страх потерять то, что есть.

На приеме мужчина, 37 лет. Руководитель фирмы в сфере ИТ. Жалоба – не могу себя заставить работать над поиском новых проектов, привести в порядок документы и найти новых сотрудников под новые возможные проекты. После опроса оказалось, что клиент знает, что делать, у него есть четкий план и этот ваш ежедневник. Все есть, кроме сделанных дел и уверенности в себе. Да, человек смог вырастить бизнес до определенного уровня, но постоянно сталкивался с тем, что нужно преодолевать много проблем, внешняя среда радикально менялась и т.д.

В основе прокрастинации лежала не просто тревога, а ужас за свое будущее. Опыт показывал, что любой новый проект или взаимодействие с госорганами – это стресс, поэтому он постоянно откладывал эти дела. А как себя успокоить? Заняться чем-то приятным. В его случае это были бесполезные разговоры с бизнес-партнерами, постоянное сидение в офисе, чтение фейсбука и даже регулярное посещение бизнес-тренингов, митапов и т.д. Человек знал все о тайм-менеджменте, знал поименно бизнес-тренеров, но не мог банально начать делать свою работу. Как помочь такому человеку?

Самое логичное – успокоить. Но предложить методы успокоения с долгосрочным эффектом: йога, дыхательные упражнения, физическая нагрузка, остановка мыслей и т.д. Эти методы лучше, чем смена деятельности на рабочем месте. Потому что они не ассоциируются с работой, не заменяют ее. Для этого пациента мы сразу использовали несколько методов: во-первых, чтобы не было привыкания, во-вторых, когда ему было предложено самому выбрать из множества методов – это был его выбор.

Ограничили виды деятельности. Я попросил клиента выписать все свои дела за неделю и безжалостно вычеркнуть все, что не будет сделано клиентом заранее. Много задач – это не гарантия того, что вы их сделаете, но точно гарантия того, что вы будете тревожиться каждый раз, глядя на них.

Снизить неопределенность. Оказалось, что в будущем не все так страшно. Откуда мы узнали? Опыт клиента показал, что он уже справлялся с новыми клиентами, что у него знаний и навыков больше, чем прошлый раз, и вероятность со всем справиться у него выше, чем в прошлые разы. С другой стороны, да, мы не могли дать 100% гарантий, но принимать неопределенность – это часть работы руководителя. Я попросил клиента так и записать в свои должностные: «Принимать решения в условиях неопределённости».

Четко осознавать, когда вы прокрастинируете. Осознание этого позволит вам самому найти решение. Например, «я не привожу в порядок CRM-ку, а боюсь позвонить клиенту» или «я не пишу суперсложный текст, а просто боюсь провала» и т.д. После того, как признались хотя бы себе – просто сделайте. В примере этого клиента: «Я не хожу на митапы для поиска партнера, а просто провожу время». Такой подход позволит ему отстроить действительно важные дела, от «отмазок».

Далее мы провели большую работу по преодолению страха неопределенности: убеждения клиента до поведенческого эксперимента.

Клиент считал, что если он не может контролировать целиком ситуацию, то он не сможет с ней справиться. И в качестве эксперимента я предложил ему деньги за один сеанс отдать секретарю, которая просто наведет порядок в документах клиента, и не вмешиваться в это. Надо признать, было много сопротивления, но клиент согласился. В результате он получил порядок на полках, который сам не мог навести полгода. Новый опыт ему позволил принять тот факт, что он может спокойно делегировать. Иногда руководитель прокрастинирует не свою работу.

Да, именно страх неопределенности и невозможности контроля мешает многим руководителями спокойно жить и работать – из-за этого они сами ничего не делают и другим не делегируют. Не бойтесь – действуйте. Вы ничего не теряете.

Кейс №3. Риск и «маленькие» победы

На приеме был мужчина, который описал один и тот же сценарий, повторявшийся в его компании:

  1. Компания получала проект или задание и забрасывала его куда подальше.
  2. За 2-3 дня до дедлайна проект «находился» руководителем. Все работали сутками и сдавали его или вовремя, или слегка опоздав, но не сильно.
  3. После этого все шли праздновать победу над очередным проектом.

А проблема была в том, что руководитель никак не мог организовать не авральную работу, а системную. Причина была в самом руководителе. Он был из спорта высоких достижений, где каждая победа была как вызов – работу он воспринимал так же. А все рутинное и системное воспринималось им как скучная «бытовуха». Так руководитель реализовывал свою совершенно нормальную потребность в рисках и победах.

Что было сделано? Для руководителя было подобрано хобби – игровой вид спорта, где он смог удовлетворять свою потребность в победах, а для компании были предложены празднования побед не только в конце проекта, но и разбивка проекта на стадии и каждая стадия праздновалась как победа. И это сработало! Все мы любим победы и не любим рутину. Сделайте себе праздники посреди проекта, после закрытия важного клиента или даже закрытия годового баланса. Чем не праздник? Работа должна и может быть в удовольствие и без прокрастинации.

С другой стороны, зачем мучать себя работой в системе и заранее? Может это просто ваш стиль? Если вы не видите проблемы в том, чтобы работать в последнюю ночь и это не влияет на качество, то и ладно. Тем более, целые поколения студентов доказали, что, если зубрить в последнюю ночь, тоже можно сдать на хорошую оценку. Халява? Нет, свойство личности.

Кейс №4. Идеальная прокрастинация

Безусловно, руководитель-прокрастинатор не вредитель себе и своему бизнесу. Чаще всего вы услышите вполне себе разумные оправдания тому, почему человек что-то не делает.

Например, моя клиентка Ольга. Она руководит своим бизнесом у нее в подчинении много копирайтеров. Обратилась с тем, что постоянно просрочивает все заказы и имеет большую текучку в коллективе

Оказалось, она изначально очень требовательный человек, и каждый свой текст стремится сделать идеальным. Это нравилось ее многим клиентам, и они были готовы ждать. В этом не было, как ни странно, проблемы. Проблема была в том, что у нее была очень низкая производительность – она могла по 2-3 дня думать над одним текстом. Вернее, смотреть сериалы, прежде, чем решиться обсуждать с копирайтером текст.

В глубине этого поведения был страх – «вдруг будет не идеально». Этот страх подкреплялся тем, что она постоянно училась, и идеал ее текста, был как горизонт – все дальше и дальше.

Тут сработало следующее:

  1. Были четко определены критерии «Хороший текст» и все. Если текст им соответствовал, то с ним прекращали работать и отдавали клиенту.
  2. Было предложено начинать работать каждый день в одно и то же время. Для этого клиентка выбрала ритуал – сделать упражнения на успокоение.
  3. Расставлены критерии для каждого клиента, и если клиент ждал самый лучший текст, то его цена рассчитывалась выше. Ведь, как оказалось, именно перфекционизм ими и ценился. Но для каждого клиента были уточнены пожелания, что бы «идеальный текст» был у всех одним термином.
  4. «Назначено» время для отдыха и выходные – ведь сериалы тоже оказались нужны.

Стоило ли бороться с перфекционизмом? На мой взгляд, нет – это и было ее конкурентное преимущество. Стоило лишь научиться им управлять и конкретизировать.

В итоге

В этом тексте нет универсальных рецептов, а описаны наиболее частые кейсы по работе с прокрастинацией. Но у них много общего:

  1. Нужно перестать винить себя;

  2. Успокоиться;

  3. Понять причину;

  4. Проработать причину;

  5. Послать все к черту и сделать!

close

Подписка на новости

Подпишитесь, чтобы получать эксклюзивные материалы и быть в курсе последних событий!

Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.